SaaS im Projektmanagement? Wir sind Fan von Monday!

Süße Strukturierung und Transparenz: Mit Wunderlist fing der Hype an. Der erste SaaS-Anbieter, der mittlerweile mehr oder weniger gut gemacht in Microsoft „To-Do“ aufgegangen ist, bot ein simples, listenbasiertes Projektmanagement-Tool – hauptsächlich für den privaten Bereich. Während im B2B noch waterfall-only angesagt und Projektstrukturpläne und seitenlange Gantt-Charts an der Tagesordnung waren, meistens gefertigt mit dem damaligen Platzhirsch MS Project, hoben findige Internetunternehmer das Planen von Projekten, Aufgaben, Deadlines und Verantwortlichkeiten langsam aber sicher in die Cloud. (Bitte nicht missverstehen: Das so häufig genannte agile Projektmanagement funktioniert lange nicht in jeder Branche, kaskadenartige Projektplanung hat vielerorts ihre Berechtigung.) Es entstanden etwa Asana, Trello (kleiner Bruder von Jira), Wrike, Monday, in Deutschland Meistertask und das noch recht rudimentäre Factro – davon viele angelehnt an das schon in den 50er Jahren von Toyota entworfene Kanban-System (eine wesentliche Säule der Lean-Management-Idee).

Genug der Geschichte: Wir konzentrieren uns hier auf das Projektmanagement Tool monday.com, den Marken-Nachfolger von dapulse, welcher erst 2014 in Tel Aviv entstand. Projektmanagement mit Monday unterscheidet sich unseres Erachtens in ein paar wesentlichen Punkten von den anderen genannten Tools.

Was ist dieses Monday?

Grundsätzlich hat Monday dieser Tage einen maßgeblichen Vorteil gegenüber seinen Mitbewerbern: Das Unternehmen mit Sitzen in Tel Aviv und New York konnte in 2018 50 Mio. USD und in 2019 nochmal 150 Mio. USD Finanzierungsvolumen einsammeln. In entsprechender Geschwindigkeit entwickelt das Team neue, sinnvolle Features entlang der Wünsche der User – ein Feuerwerk an tollen Funktionen, die unseres Erachtens den Business-Alltag deutlich erleichtern. Die Fan-Community rund um Mondays „Digital Workflows“ ist riesig und dient den Developern als hauseigener Ideenpool. So hat das Unternehmen mittlerweile Nutzer (u.a. Philips, Nasa, Cisco, Fiverr, Apple, Carlsberg) aus 145 Ländern, eine Bewertung von über 2 Mrd. USD und gehört damit zu den berühmten „Unicorns“.

Projektmanagement mit Monday

Besser als 1000 Worte. Monday.com beschreibt sich selbst.

Im Grunde greift der Begriff „Projektmanagement“ im Falle von Monday ein bisschen kurz. Monday ist eher ein Hybrid, ein „Missing Link“, mit einer Prise Filesharing, Prozessmanagement, Tabelle, Teamkommunikation und Projektmanagement. Das macht es aus unserer Sicht gerade für Unternehmen kleiner bis mittlerer Größe so genial. Diese Grafik beschreibt es ganz gut:

monday, PROJEKTMANAGEMENT MIT MONDAY

Monday.com setzt statt Karten auf tabellarische Ansicht, ähnlich wie MS Excel, Google Sheets oder Airtable, und ein umfassendes Ansichten- und Rollensystem für Gäste, Lieferanten, Kunden, Interessenten etc.

Funktionen

Im direkten Vergleich Monday vs. Asana oder Monday vs. Trello ist Monday aus unserer Sicht deutlich besser individualisierbar – infolgedessen natürlich aber auch etwas komplexer. So kannst du jede Datenansicht (= „Board“) in Monday nach deinen Vorstellungen aufbauen (Templates gibt es reichlich): als Lead- oder Kundendatenbank, Aufgabenliste, Logistikplaner, Bestandstracking, Registrierungsformular. Alle Boards lassen sich untereinander verbinden und die wesentlichen Inhalte in „Dashboards“ darstellen – zum Beispiel als Steuerungsinstrument für das Management. Die Einrichtung für deinen Nutzungszweck erfordert daher ein wenig Abstraktionsvermögen.

Zeilen (= „Pulse“) sind üblicherweise To-Dos (oder ein anderer Datensatz, bspw. ein Kunde oder ein Ersatzteil), an denen sich neben den Informationen in Spalten auch noch Kommentare, Checklisten und Dateien speichern lassen – natürlich mit Bearbeitungshistorie.

Spalten können unterschiedliche Funktionen haben – Berechnungen anstellen, Status, Ort, Wert, Dauer, Deadline, Hashtag oder verantwortliche Person anzeigen, to name a few. Zu einem anderen Pulse auf einem anderen Board zu verlinken ist ebenfalls möglich. Alle Spalten lassen sich grafisch auswerten, z.B. als Linien- oder Tortendiagramm oder eben als Gantt-ähnliche Timeline, die sich auch mit Dritten sharen lässt. Meine täglichen To-Dos kann ich mir morgens mit einem Klick auswerten. Soweit, so gut. Das war bis zu diesem Punkt zwar beileibe nicht erschöpfend, aber von einem Organisationstool auch erwartbar.

Die eigentliche Power liegt in den Integrationen, die natürlich über Zapier, aber im Gegensatz zu anderen Tools auch native möglich sind. Beispielsweise kann ich den Verantwortlichen für eine Aufgabe automatisch über Slack anpingen, wenn sich die Deadline nähert. Oder den Lieferanten für ein Bauteil auffordern, eine neue Bestellanforderung zu generieren, wenn dessen Bestand sich einem Limit nähert. Oder einen neuen Lead anlegen, wenn jemand auf eine Email-Kampagne aus Mailchimp reagiert. Deiner Kreativität hinsichtlich Prozessgestaltung sind keine, wirklich keine Grenzen gesetzt.

Was uns trotz des mächtigen Funktionsumfangs in diesem Projektmanagement Tool besonders positiv auffällt: In seiner täglichen Anwendung ist Monday so intuitiv gestaltet, dass es nur minimale Einarbeitung braucht. Es verzichtet bewusst auf Sub-Aufgaben und Interdependenzen, mit der unserer Meinung nach sehr triftigen Begründung: Baumstrukturen führen nur zu Verwirrung und Vergessen, also werden sie vermieden. Einzig für die initiale Einrichtung der Accounts, der Boards, der Integrationen mit anderen Tools und der Routinen kann Hilfe sinnvoll sein.

Natürlich gibt es auch eine Monday App für alle Telefone und Tablets auf iOS und Android. 

Die Anwendung entspricht natürlich den aktuellsten Sicherheitsstandards und demnächst kommt Monday.com dann auch endlich auf Deutsch. Die ersten „Fremdsprachenversionen“ wurden gerade eingeführt (Stand August 2019). Nur der Server steht nicht in Deutschland – falls das zum Problem werden sollte, arbeiten wir gerne mit der Hamburger Alternative awork. Sie kommt im Vergleich mit Monday weniger mächtig daher, ist aber für weniger komplexe Vorhaben ebenfalls sehr geeignet.